Besluitvorming binnen teams kan een lastige uitdaging zijn, zeker wanneer verschillende meningen en belangen botsen. Sommige teams drukken de keuze van de meerderheid erdoor waardoor een kleine groep het nakijken heeft, en andere teams blijven hangen in discussies omdat ze het niet eens kunnen worden.
Zo werkte ik onlangs met een zorgteam in de thuiszorg dat al maanden worstelde met een belangrijke beslissing. Het zorgteam – laten we het team de naam geven ’team Goedenavond’ – stond voor de keuze om vanwege bezuinigingen en een dalend aantal cliënten terug te gaan van twee naar één avondroute.
Hoewel de meerderheid van het team achter deze verandering stond, was er sterke weerstand van enkele collega’s die zich er over zorgen maakten om de route voortaan ’s avonds in hun eentje te lopen of om een nieuwe rooster te combineren met hun sociale privé-leven. Het streven naar ‘dwangconsensus’ in dit team maakte het onmogelijk om een beslissing te nemen, omdat iedereen het erover eens moest zijn. Hierdoor werd de beslissing steeds uitgesteld, ondanks de druk om snel te handelen.
Voor dit soort situaties bieden de stappen uit de Deep Democracy voor een effectieve besluitvorming een uitkomst.
Hoe Deep Democracy een team uit besluitvormingsimpasses haalt
Deep Democracy heeft een methode voor besluitvorming die ervoor zorgt dat niet alleen de meerderheid, maar ook de minderheid gehoord wordt en hun standpunten invloed hebben op het uiteindelijke besluit, zonder dat het besluitvormingsproces stagneert. Sterker nog: de wijsheid van de minderheid wordt toegevoegd aan de wijsheid van de meerderheid, zodat het uiteindelijke besluit beter wordt..
Ook zorgen de stappen voor besluitvorming uit de Deep ervoor dat teamleden die afwijkende meningen hebben in het team – daardoor kans hebben om ‘buiten de boot’ te vallen – in dit besluitvormingsproces meegenomen zonder dat het buitenbeentjes worden. Meningen die vaak worden gezien als tegenwerkend, mensen die zich terugtrekken of weinig van zich laten horen, en teamleden die de controle willen behouden en hun zin willen doordrijven, worden in dit besluitvormingsproces op een natuurlijke manier betrokken. In plaats van het proces te verstoren, zorgt deze aanpak ervoor dat iedereen ruimte krijgt, zodat het besluit zorgvuldig en inclusief wordt genomen.
De minderheid wordt dus actief gehoord en betrokken, wat de kwaliteit van het besluit verbetert, en daarnaast zijn er nog andere voordelen.
- Het stemmen gebeurt door middel van handopsteken. Dit zorgt ervoor dat iedereen actief zijn of haar keuze kenbaar maakt en maakt ‘passieve teamleden’ wakker.
- Tijdens het proces van besluitvorming wordt actief gezocht naar de wijsheid van de minderheid, zodat dit toegevoegd kan worden aan het besluit
- Het proces scheidt standpunten van personen, waardoor het besluit niet op de persoon gespeeld wordt en gericht blijft op de inhoud.
Hieronder lees je deze stappen om tot effectieve besluitvorming te komen. Dit gebruik ik regelmatig bij mijn teambuilding sessies.
Voorbereiding van het besluitvormingsproces
Een succesvolle besluitvorming vereist goede voorbereiding. Het is belangrijk dat het proces begeleid wordt door een neutrale facilitator, die ervoor zorgt dat de stappen zorgvuldig doorlopen worden en dat alle perspectieven in het team worden erkend. Het helpt ook als het thema van het besluit al goed uitgediept is voordat het besluitvormingsproces start. Hierbij kunnen werkvormen uit de Liberating Structures of andere Deep Democracy-technieken zoals het ‘Gesprek op Voeten’ helpen.
Het standaard besluitvormingsproces van Deep Democracy dat in de literatuur beschreven wordt, bestaat uit vier stappen, maar in de praktijk merkte ik dat deze stappen toch anders zijn dan ‘in de boekjes’. Bovendien staan ze zo algemeen beschreven, dat het lastig is om je er echt iets bij voor te stellen. Het gaat om beschrijvingen zoals: 1) verzamel alle invalshoeken, 2) zoek naar het alternatief – of zoek naar de ‘nee’, 3) verspreid het alternatief. Voor een beter begrip heb ik de stappen voor effectieve besluitvorming hieronder uitgebreider uitgeschreven en uitgelegd.
Stappen van het besluitvormingsproces
Stap 1: Formuleer de vraag of het issue
Start met het duidelijk formuleren van de vraag waarover besloten moet worden. Dit kan ook door middel van een brainstormsessie waarin alle opties op tafel komen. Een belangrijk element van teambuilding is het verkennen van zoveel mogelijk opties, zodat er een open en veilige sfeer ontstaat waarin ook ideeën welkom zijn waar teamleden in eerste instantie niet aan denken. Dit stimuleert hen om meer te durven zeggen in plaats van hun gedachten voor zich te houden. Zorg ervoor dat alle opties helder zijn voordat je doorgaat naar de volgende stap.
Stap 2: Stemmen via handopsteken
Laat de deelnemers hun voorkeur uitspreken door middel van handopsteken of via een werkvorm zoals dot-voting. Op deze manier maak je zichtbaar wat de voorkeuren van de teamleden zijn.
Stap 3: Samenvatting van de meerderheid
Vat samen wat de meerderheid wil, zonder dat dit al een definitief besluit is. Erken alleen dat er een meerderheid is voor een bepaalde optie en geef de redenen weer waarom deze keuze gemaakt is.
Stap 4: Luister naar de minderheid
Erken dat het vervelend is voor de minderheid dat hun keuze niet de meerderheid heeft gekregen. Geef vervolgens elk teamlid van de minderheid de kans om uit te leggen waarom zij voor hun optie hebben gekozen. Stel de vraag: “Wat heb je nodig om mee te gaan met de keuze van de meerderheid?”
Er zijn verschillende mogelijke uitkomsten:
- Sommige teamleden willen alleen hun bezwaren uitspreken en kunnen daarna akkoord gaan met de meerderheid.
- Andere teamleden hebben specifieke behoeften die nog niet zijn gehoord. Onderzoek wat er nodig is om hen mee te laten gaan met de meerderheid. Dit kan leiden tot aanvullende nuances op de gekozen optie.
- Het kan ook voorkomen dat sommige teamleden van mening veranderen na het horen van nieuwe argumenten van de minderheid, waardoor er een nieuwe meerderheid ontstaat voor een andere optie.
Bij elke nieuwe nuance of aanvulling die wordt ingebracht, zorg je ervoor dat deze in stemming wordt gebracht. Op die manier blijft het hele team betrokken en is het duidelijk welke nieuwe optie op tafel ligt.
Stap 5: Het uiteindelijke besluit
Na het doorlopen van dit proces, ontstaat er een definitief besluit waarin alle aanvullende inzichten zijn verwerkt. Breng dit besluit opnieuw in stemming door middel van handopsteken. Het uiteindelijke besluit is genomen.
Stap 6: Mocht het team nog steeds verdeeld zijn…
overweeg dan of
- er meer informatie op tafel dient te komen, of
- dat er eerst aanvullende teaminterventies nodig zijn om het team verder te begeleiden om teamflow te bereiken. In het stadium van teamflow zal een team handelen als één team terwijl het de diversiteit in het team benut. Deze teaminterventies kan je terug vinden in het Handboek teamcoaching en intervisie met de Authentieke Dialoog en het boek Leidinggeven aan zelforganisatie. Een paradox?
- dat er extra stappen nodig om de zichtbare tegenstellingen uit te diepen. Als een team blijft ‘hangen’ in een besluit dat maar niet genomen kan worden, noemt de Deep Democracy dit ‘cirkelen of edgen‘. De extra stappen bij een conflict in de onderstroom worden in een andere blog behandeld.
Hoe werken bovenstaande stappen in de praktijk? Laten we eens kijken bij het zorgteam.
Van stagnatie naar actie: hoe team Goedenavond tot een besluit kwam
Als facilitator begon ik met het samenvatten van de opties: één avondroute of twee avondroutes. Nadat iedereen de informatie helder had, liet ik de teamleden stemmen via handopsteken. Vervolgens vroeg ik de teamleden die voor optie één waren om naar de ene kant van de kamer te gaan, en de teamleden voor optie twee naar de andere kant.
Ik begon met het erkennen van de gevoelens van de minderheid, de teamleden die voor twee avondroutes kozen, en vroeg hen wat hun bezwaren waren en wat ze nodig hadden om mee te gaan met optie één. Eén teamlid gaf bijvoorbeeld aan dat ze vaak wordt ingedeeld voor de avondroute die al in de middag begint, wat moeilijk te combineren is met het ophalen van haar kinderen van school. Een ander teamlid, dat voor optie één had gekozen, gaf aan bereid te zijn om flexibel te zijn in de werktijden, wat het probleem oploste.
Door deze en andere nuances telkens te bespreken, toe te voegen aan het besluit en in stemming te brengen, werd de oorspronkelijke optie één aangevuld met nieuwe inzichten. Uiteindelijk stemden alle teamleden in. Het team had een besluit genomen waarin iedereen zich gehoord voelde.
Aan de slag?
Het besluitvormingsproces van Deep Democracy biedt een gestructureerde manier om alle perspectieven binnen een team mee te nemen in het besluit. Door zowel de meerderheid als de minderheid te betrekken, wordt een breder gedragen en inclusiever besluit genomen.
Wil je ook aan de slag met effectieve besluitvorming? Neem contact op om samen aan de slag te gaan.
