Deep Democracy faciliteren. 50 tips voor facilitators & leiders die je niet in de boeken vindt.

Deep Democracy faciliteren. De methodieken uit de Deep Democracy om teamprocessen te begeleiden , geven een goudmijn aan mogelijkheden, ontdekte ik. Als teamcoach pas ik het inmiddels toe bij het coachen van zelforganiserende teams. Succesvolle zelforganiserende .teams hebben tenminste drie kenmerken: Het team is in staat om

1. conflicten te benutten om oplossingen te vinden,
2. de diversiteit in het team te gebruiken om beter te presteren
3. besluiten te nemen zonder verstrikt te raken in de vertragende effecten van groepsdynamica

Deep Democracy geeft handvatten waardoor het team de wijsheid van ieder teamlid benut. Conflicten worden mogelijkheden en besluiten worden win/win situaties. De methodieken uit de Deep Democracy zijn in diverse boeken beschreven. Maar het écht onder de knie krijgen, vraagt een ervaringsgerichte leeraanpak. Daarom ging ik in de leer bij Yonathan Keren, van House of Deep Democracy. Daar ontdekte ik meer dan 50 tips om als facilitator aan de slag te gaan.

Kanttekening: De benaming Deep Democracy geeft helaas de indruk dat het gaat om een heel nieuw (politiek) systeem in organisaties. Ik noem het bij de teams dan ook geen Deep Democracy, maar manieren om de wijsheid te benutten in het (zelforganiserend) team waardoor je als team tot de beste prestatie komt.

Deep democracy faciliteren met boekenwijsheid

Om onderstaande tips te begrijpen, is het handig dat je een begrippen kent die uitgelegd worden in de boeken over deep democracy. Hierin staat de theoretische achtergrond waar de begrippen naar verwijzen.

• Deep Democracy, een levenswerk. De erkenning van het nee
• Deep Democracy, de wijsheid van de minderheid
• Leidinggeven met Deep Democracy. Sturen in wijsheid
• Van Zondebok naar Zebra. Deep Democracy: een nieuwe kijk op besluitvorming en conflicthantering

Als je onderstaande tips wilt toepassen, is het handig dat je weet wat de volgende begrippen zijn:

1. de check-in,
2. werken met edge gedrag in het team,
3. de 5 stappen van Deep Democracy,
4. de visjes onder de waterlijn zichtbaar maken,
5. communicatie-shit doorbreken,
6. werken met polariteiten,
7. de neutraliteitspositie,
8. cirkelen van het team,
9. de dynamiek van de zondebok,
10. werken met Pijlen Gooien.

Tips bij de Check in

1. vraag voor de check-in is ook: welk deel van je wil hier niet zijn? => dan weet je in hoeverre de weerstandslijn al actief is
2. leuke vraag is: is er iets ongebruikelijks gebeurt tussen gisteren na de training en de ochtend waar we aan beginnen?
3. het helpt om de vragen die bij de check-in horen op het bord te schrijven
4. “sharing and dumping”. Dit betekent dat je niet op elkaar reageert
5. behoud een neutrale positie: je gaat niet troosten als er emotie komt bij deelnemers, anders geef je een boodschap af dat iemand meer aandacht krijgt als een deelnemer emotioneel is
6. als er 3 tot 4 mensen NIET inchecken, dan heb je een patroon te pakken; ga vissen onder de waterlijn
7. NA de check in geef je een samenvatting om de essentie naar het bewustzijn te trekken; afhankelijk van het thema geef je het doel van de bijeenkomst geef je een samenvatting over: conflict, teambuilding of een vraagstuk
8. bij de Deep Democracy geef je via popcorn style iedereen de gelegenheid om in te checken, als iemand dan NIET incheckt stel je een algemene vraag: wil er iemand dan nog inchecken OF als het er slechts één persoon is en iedereen weet welke persoon dit is, kan je een klein voorzichtig seintje geven naar diegene
9. verschil tussen samenvatting en weerbericht: samenvatting richt zich op 1 aspect en een weerbericht is compleet 
10. samenvatting geef je in ALGEMENE bewoordingen zodat iedereen zich kan herkennen, je raakt eigenlijk de universele principes aan die spelen
11. Check-in bij grote groepen:
    • gebruik het gesprek op voeten;
    • of schaal van 1 tot 5, wie voelt zich 1 – steek je hand op? doe hetzelfde voor 2, etc; je geeft als facilitator het voorbeeld, dus je zegt bijvoorbeeld: ik voel me een 4, geen 5, want xyz – wie herkent dat nog meer?
    • Een snellere variant is in een cirkel staan en iedereen die het herkent stapt naar voren;  
    • online kan je je inchecken met een cijfer en toelichting via de chat.

De stappen om je neutraliteitspositie te behouden als facilitator

Dit is een oefening die je zelf kan doen om je neutraliteit als facilitator te behouden.

Als jij niet neutraal bent, maar vastzit in je rol als leider/docent etc. 

• als je voor de groep staat: doe letterlijk een stap naar achteren en observeer precies wat er gebeurt 
• zo gebeurde het dat in een klas de rol van de ‘leraar’ werd overgenomen omdat de leraar stopte met orde houden en een leerling de rol van ‘ orde houden’ ging overnemen
• zo draagt neutraliteit bij aan ‘het niet vast zitten aan een rol’ 

Wanneer doe je het weerbericht?

Het weerbericht is een complete samenvatting van wat gezegd is in de groep. Het weerbericht doe je op 2 momenten in het proces:

1. als een groep begint te cirkelen
2. of als je naar stap 5 gaat

Hoe leg je Edge gedrag uit aan je team?

Edge gedrag is gedrag dat ineens oppopt omdat er te veel informatie uit het onbewuste komt, die teamleden lastig verwerken. Symptomen van edge gedrag zijn: Herhalend gedrag, zoals steeds hetzelfde zeggen of doen. 

1. Stel de volgende vraag aan je deelnemers: Steek je hand op als je:

• ineens het gevoel had dat je niet meer lekker in je stoel zat 
• het gevoel had dat je ineens de kluts kwijt raakt
• even irritatie hebt ervaren
• een gevoel van plotselinge honger, hoofdpijn had
• even bent uitgecheckt
• een gevoel van verwarring hebt

2. Geef het voorbeeld: Het meest extreme edge gedrag is flauw vallen bij slecht nieuws:

4. Vraag je deelnemers: Wat is je lievelings-edge-gedrag? Dat is iets dat je het meest doet, dus je gaat liever edgen dan dat je voelt, of zegt wat het werkelijk is.

Wat doe je bij edgen?

Als je als facilitator bij jezelf edge gedrag ervaart of bij de groep, moet je snel gaan ‘vissen’. Soms helpt het om een groep langer te laten cirkelen want dan wordt het edge gedrag duidelijker.

1. zorg dat je al facilitator neutraal bent
2. gebruik een weerbericht als schakel naar de volgende stap
3. een debat, als dat niet de juiste interventie is, dan Pijlen Gooien – waarbij je spelregels afspreekt, of anders de interventie Versterken waarbij je veiligheids regels inbrengt omdat Versterken heel erg spannend is
4. Tot slot kan je het proces “Let’s Talk”toevoegen. Dit is een proces tussen 2 mensen. Meestal heeft de groep het conflict uitgewerkt omdat de 2 mensen het anders hadden uitgewerkt voor de hele groep. Dus als je het goed gedaan hebt met de groep, lost het conflict op tussen de 2 mensen. Als dit niet het geval is, doe je de Let’s Talk NA het groepsproces.

ad 2: Je kan een weerbericht geven: een samenvatting van de inzichten, of een weerbericht gebruiken als een schakel naar stap 5 als je de eerste 4 stappen hebt doorlopen.

Hoe ga je om met groepsdynamiek als je zelf zondebok wordt?

• Ga niet ‘ reactief regeren als de anderen een check-in boven de waterlijn doen. Ga EERST de meerderheid te erkennen, zoals: “ik zie dat de meerderheid zich heel goed voelt, ik heb dat ook EN ik vind het nog steeds heftig, en ik vraag me af of jullie ook ervaren dat de dynamiek soms ook heftig is?”

Wat als je een besluit dat al vaststaat moet mededelen, en je wilt daarna de stappen uit het deep democracy proces toepassen?

Check bij de Deep Democracy het mandaat:. Heb je geen mandaat, zeg dan: “Dit is besloten, er is geen ruimte; ik hoor graag wat je reactie is.”

• Als er een klacht is ontstaat er klaag-consensus en de stem die zegt dat er ook goede dingen zijn, verdwijnt. Desnoods kan je een debat doen om de polariteit op te stellen: teleurgesteld versus positief
• Je kan visjes ophalen

Hoe vat je samen als je een debat leidt?

• let op: je herhaalt de letterlijke zinnen, zodat deelnemers zich herkennen
• je maakt clusters van meningen
• handigheidje: meestal zijn de eerste twee statements de polariteit: de eerste zegt A en de tweede B

Tips bij het faciliteren van besluitvormingsproces als er sterke consensus is of als er mensen niet stemmen:

• consensus gaat heel snel, waardoor de alternatieven ook snel verdwijnen; het kan helpen om wat suggesties te doen voor variaties om ‘de nee’  te introduceren
• het helpt om de letterlijke woorden te gebruiken die deelnemers gezegd hebben als je je voorstel beschrijft waar het besluit over genomen wordt
• check bij jezelf: heb je een eigen agenda? of wilde je zelf graag dat besluit xyz genomen wordt?
• principe is dat je alle meningen uitnodigt, NIET dat je de meningen dwingt om te geven. Het is geen probleem als mensen niet altijd stemmen, omdat ze geen voorkeur hebben voor het een of ander  

Hoe vind je polariteiten in je team?

1. voel je bij jezelf een mening? wat is het tegenovergesteld? dan is dat de polariteit
2. zie je een herhaling? tel of hoe vaak je het ziet gebeuren
3. let op egdes en volg de 5 stappen van de deep democracy om visjes onder de waterlijn zichtbaar te maken

Tips bij het faciliteren van ‘Pijlen gooien’

1. je gaat naast iemand staan en je versterkt het – heeft vaak een humoristisch effect
2. je kan een stoel in het midden zetten waardoor je het niet naar de overkant hoeft te gooien
3. je doet meerdere rondes – kan zelfs tot 3 rondes om ook in de derde ronde de nabranders de ruimte te geven
4. je geeft een weerbericht – complete samenvatting – van alle inzichten
5. bij de samenvatting kan je ieder persoon aankijken terwijl je het in het in algemene zin terug geeft, maar wel in de ik-vorm zodat iemand zichzelf  ‘terug hoort’ – 
6. de technieken van de provocatieve coaching komen bij het versterken goed van pas: versterken van wat er gezegd is. Houdt rekening met je stem, waardoor het bij de inhoud blijft en niet een aanval is. Blijf NA je versterking de persoon aankijken die je versterkt om te checken of de versterking inderdaad is wat deze persoon bedoelde te zeggen
7. je zou als team je committeren aan bepaalde afspraken, bijvoorbeeld: inchecken om signalen beter te vinden. Of uit het hoofd te blijven zodat we blijven voelen. Je kan ook per persoon een individueel inzicht vertalen naar iets wat je helpt in je vak c.q. als facilitator. Dat is dan een persoonlijk besluit.
8. je kunt de Li al eerder zien als voorspel, bijvoorbeeld de pijn dat anderen weglopen als je je uitspreekt – en is dat 
9. je krijgt de instructie om ‘ in de aanval te gaan’  maar je hebt de veiligheidsspelregels
10. Gebruik O.N.S. – O betekent dat we de pijlen gooien doen om Onze relatie te behouden (versus onze mond te houden, en juist uit elkaar gaan om de zaken die er niet gezegd zijn); N betekent Niemand heeft monopolie op de waarheid en S betekent dat we Samen groeien.
11. als het persoonlijk wordt, ga je ook de namen noemen, bijvoorbeeld: als iemand zegt dat “meerdere mensen hebben gezegd dat”  dan vraag je: Wie zijn deze mensen?
12. als het een aanval is op iemand , dan maak je het impliciete expliciet door te benoemen wie wordt bedoeld
13. als versterker ben je de tolk; denk aan je klemtoon waardoor de aanval vooral inhoudelijk is en geen ‘agressieve ontlading’  / aanval 
14. als je het goed doet, kan het hele proces heel helend zijn 

Hoe doe je een interventie als neutrale proces begeleider bij communicatieshit?

Deze interventies helpen bij de volgende ‘communicatie shit processen’: 

1. Afwezigheid: 

• in plaats van Aandacht centraal vragen, een stemming houden over iets kleins. 
• Je kan een klein debat doen, dan neemt de edge af

2. Onderbrekingen:

• stemmen over onderbreken want de boodschap zit vaak op het laats. Stem over: willen we het spontaan houden of uit elkaar laten praten

3. Indirectheid

• je nodigt de IK uit door te vragen om persoonlijke mening
• bij Pijlen gooien die in algemene termen wordt verwoord: gaat dit over Jan en Jannie? zou je hen kunnen adresseren?  – want dan kunnen ze later ook reageren!

4. Angels wings: jij of een deelnemer biedt hulp aan, maar je hebt eigenlijk een eigen behoefte

• Als je jouw behoefte projecteert op een ander, bijvoorbeeld door te vragen: “je ziet er moe uit, wil je stoppen?” terwijl je zelf eigenlijk behoefte hebt dat wil stoppen, vraag jezelf dan ook wat je eigen behoefte is

5. Radiozenders: als er geen gesprek is maar twee monologen die doen alsof ze met elkaar praten

• nodig reactie uit

6. Afglijden, anders gezegd: sliding not deciding

• in plaats van: kunnen we bij het onderwerp blijven? stemmen over welk onderwerp je bespreken

7. Vragen die een mening zijn

• zou je iets kunnen zeggen over jouw standpunt/mening hierin?

Wil je ook teamcoaching ervaren met de handvatten uit de Deep Democracy? Neem contact op voor een verkenning. https://veroniquekilian.nl/contact

Over Veronique

Als gedreven en ervaren trainer en (team)coach is het mijn uitdaging teams en individuen weer snel op de rails te krijgen als het even minder loopt. Zo wordt (samen)werken weer leuk en verbeteren de resultaten. Met meer dan 26 jaar ervaring train en coach ik management en medewerkers op het gebied van leiderschap, teambuilding en werkgeluk.

Zo help ik teams om met plezier en flow te werken. Daarbij maak ik gebruik van taoïstische vitaliteitskunde. Dat klinkt misschien zweverig, maar dat is het niet. Het gaat om de 5 pijlers die een team weer sterk maken: standvastig leiderschap, het collectieve gemeenschapsgevoel, het helder krijgen van de spelregels, kwetsbaarheid te mogen tonen en als team weer gaan groeien. Pas dan kun je spreken van diepgaande transformatie in een team.