Zo faciliteer je doorbraak in teams met de Authentieke Dialoog

Als je een groep mensen tot een actieve co-creatie wilt brengen, moet je als team met elkaar in een diepere laag van communicatie komen. Dit kan door communicatieprincipes te oefenen die ervoor zorgen dat deelnemers niet meteen op elkaar gaan reageren: eigen wereldbeelden en aannames blokkeren dan het open spreken en luisteren. Er ontstaat een ingang tot deze diepere laag van communicatie door reflectie in te lassen en de kwaliteit van spreken en luisteren te verhogen.

Ook zullen groepsleden hun talenten ontdekken en gaan gebruiken ten dienste van het grotere geheel. Dit uit zich in gezamenlijke acties. Daarbij worden teamleden uitgedaagd om proactief te handelen in plaats van zich te laten weerhouden door beperkende gedachten.

Tijdens vele internationale bijeenkomsten leerde ik de principes van wat ik later de Authentieke Dialoog zou noemen. Hier organiseerde ik een internationale groep facilitators.

Voorbij de heilige huisjes

Als een groep mensen een team wordt, komt er een fase waarin de zogenaamde ‘heilige huisjes’ worden benoemd. Soms zit een team in een fase waarin iets (nog) niet gezegd mag worden. Een Authentieke Dialoog kan helpen om te verwoorden wat er speelt, taboes te doorbreken, en beweging in gang te zetten.

Juist als op een constructieve wijze op tafel komt waar weerstand zit en conflicten sluimeren, kan de nog (vastzittende) energie in beweging komen en kunnen teamleden dit met elkaar oplossen. Als teamleden in de fase komen voorbíj de weerstand en conflicten, komen ze in de laag van een oprechte betrokkenheid en een veilige sfeer. Dit zorgt ervoor dat ze volledig zichtbaar durven zijn.

Wat is een dialoog?

David Bohm verklaart in zijn boek On Dialogue wat dialoog betekent. Dialoog komt van het Griekse woord dialogos. Logos betekent ‘woord’ en dia betekent ‘door’ (dus niet ‘twee’!). Een dialoog kan gevoerd worden door een groep mensen, ongeacht het aantal. Door het woord komt een stroom van betekenisgeving op gang. Dit kan tussen een aantal mensen zijn, maar er kan ook een dialoog in jezelf plaats vinden. De methode om deze stroom van betekenisgeving zichtbaar te maken, wordt ook wel Bohmian Dialogue genoemd en is de basis van de Authentieke Dialoog.

Tijdens een dialoog geven we voortdurend betekenis aan woorden. De betekenis is gebaseerd op het eigen wereldbeeld. Een wereldbeeld bestaat uit aannames, die vaak diep verankerd zijn in het onbewuste. Uit de aannames komt een mening voort. Je hebt de neiging om je te identificeren met je eigen mening. Deze identificatie roept automatisch een reactie bij je op als iemand iets zegt of doet. Automatisch, omdat de impulsen uit het onbewuste komen. In het dagelijks leven zijn gesprekken vaak een aaneenschakeling van reacties op wat er gebeurt.

Innerlijke Dialoog

Datgene wat je tegen jezelf zegt, noemen we de innerlijke dialoog. Er is tijd nodig om je daarvan bewust te worden, zodat je erop kunt reflecteren. Zo kun je je afvragen: Wat zeg ik tegen mezelf? Hoe beïnvloedt het mij in mijn reacties? Hoe beïnvloedt het mij in de wijze waarop ik naar de ander luister?

Daarnaast nodigt de Authentieke Dialoog uit om te ervaren. Soms is het lastig woorden te vinden om een ervaring te duiden. De ervaring in de stilte, zonder dat die verwoord hoeft te worden, is even belangrijk als het verwoorden van je innerlijke dialoog.

Maak het wereldbeeld van het team zichtbaar

Als binnen een groep de aannames en wereldbeelden worden gedeeld, ontstaat er meer zicht op de thema’s die een groep bezig houden. Ook ontdek je het wereldbeeld dat collectief gedeeld wordt.

Als de innerlijke dialoog bewust gemaakt wordt, kan er meer openheid ontstaan om te onderzoeken welke aannames, verwachtingen, meningen, behoeften en gevoelens de groepsleden koesteren. Daarnaast wordt de groep in staat gesteld als het ware van buitenaf naar zichzelf te kijken en op zichzelf te reflecteren. Door deze reflectie kunnen we de consequenties onderzoeken van onze gedachten. In het dagelijks leven, vol automatisme, staan we hierbij weinig stil.

Doorbraken in teams faciliteren

In mijn boek Leidinggeven aan zelforganisatie. Een paradox? heb ik best practices beschreven van teams waarbij met de Authentieke Dialoog een positief effect heeft gehad. Als je de Authentieke Dialoog gebruikt als teaminstrument, is het handig om een facilitator te hebben. Stel jij bent de facilitator, waar denk je dan aan? Hoe faciliteer je doorbraken in het team?

Wat is de rol van de facilitator?

Je zult allereerst veiligheid willen creëren in de groep. Een manier om dat te doen is vertrouwelijkheid afspreken. Spreek in het begin af dat de groep zorgvuldig omgaat met wat er in de Dialoog gezegd wordt. Spreek af dat je als groep gezamenlijk de verantwoordelijkheid draagt om een sfeer te creëren waarin ieder zich veilig kan voelen en zich kwetsbaar kan opstellen als dat gewenst is. Bedenk dat de Authentieke Dialoog een proces in gang zet. Het kan goed zijn dat de groep na de Dialoog de thema’s die zijn aangesneden, nog verwerkt in de dagen erna. Dit gebeurt vaak tijdens dagelijkse bezigheden of bij gesprekken in de wandelgangen. Zolang dit in een sfeer gebeurt van zorgvuldigheid, is dat in principe een goede beweging: de Authentieke Dialoog helpt groepsleden immers om op een dieper niveau in gesprek te komen en te blijven. Benadruk dat het belangrijk is dat dit gebeurt in een sfeer van zorg voor en met elkaar.

Ten tweede is het aan jou om op een heldere manier het proces te bewaken. Je kunt dit doen door van te voren te zeggen wat je gaat doen, en waarom.

In het Handboek Teamcoaching en Intervisie met de Authentieke Dialoog heb ik uitgebreid het proces beschreven. Ik beperk me hier alleen tot de verschillende rondes. Houd als facilitator deze volgorde aan:

  1. Check-In – de bal gaat rond.
  1. Facilitator luidt de gong om de authentieke dialoog aan te kondigen.
  1. De authentieke dialoog vindt plaats – de bal ligt in het midden.
  1. Facilitator luidt de gong om de Check-Out aan te kondigen.
  1. Check-Out – de bal gaat rond.

Een andere manier om helder de spelregels te bewaken is door duidelijk het proces van Check-In, dialoog en Check-Out te begeleiden. Kondig duidelijk aan wanneer iedere fase begint en eindigt. Nog een andere manier is door het midden te bewaken! Dat gaat verder dan alleen zorgen dat het midden van de cirkel schoon is en dat deelnemers er geen bekertjes, sleutels en telefoons neerleggen. Zorg van te voren voor een mooi midden, eventueel met kaarsen, bloemen en versiering. Het midden is de neutrale ruimte die van iedereen is.

Hoe heftiger de Dialoog,
hoe belangrijker het is dat je als facilitator de deelnemers uitnodigt
om zich te richten naar het midden.

Tot slot: zorg er niet alleen voor dat de deelnemers alleen spreken als de bal in handen hebben, maar dat je zelf ook pas spreekt wanneer je de bal vast houdt. Zo respecteer je de spelregels en geef je het voorbeeld als facilitator.

Ten derde is jouw rol het bespreken en in herinnering houden van de principes van spreken en luisteren. Iedere Authentieke Dialoog is opnieuw een oefening. Het zijn veel principes, en ze zijn daardoor gauw vergeten. Een manier om ze gemakkelijk in herinnering te houden is de principes op stroken papier te schrijven en die in het midden te leggen. Je kunt er ook voor kiezen slechts enkele principes in herinnering te houden. Zo krijgen deze principes meer aandacht en kracht.

Hoe bereid je een Authentieke Dialoog voor?

Wees voorbereid, vóórdat de deelnemers binnen komen. De Authentieke Dialoog ontstaat als jij als facilitator volledig aanwezig bent. Het is raadzaam om hiertoe een aantal voorbereidingen te treffen.

De ruimte inrichten

Een schone, mooi ingerichte ruimte helpt om een dialoog te laten stromen. Ben je op locatie, zorg er dan voor alle overbodige spullen uit de ruimte verwijderd zijn. De stoelen zet je in een cirkel, als de ruimte dit toelaat. Houd anders zoveel mogelijk de cirkelvorm aan. Besteed zorgvuldig aandacht aan de aankleding van het midden van jouw ruimte. Laat die een uitnodiging zijn voor de deelnemers om zich er meteen prettig te voelen. Wees de gastvrouw of gastheer die de deelnemers ontvangt.

De voorbereidende meditatie

Zoek in de ruimte waar je de Authentieke Dialoog gaat houden een plek waar je jouw innerlijke rust en stilte kan vinden. Het is belangrijk dat deelnemers met volle aandacht aanwezig zijn. Dit heet ook wel ‘in het hier en nu zijn’. Om de groepsleden uit te nodigen in het hier en nu te zijn, is het nodig dat je eerst jezelf eerst van binnen zo blanco mogelijk maakt.

Hoe doe je dat? Doe een voorbereidende meditatie. Leg jouw andere bezigheden metaforisch in je ‘nachtkastje’, zodat je met je gedachten volledig hier bent. Roep je energie terug uit je projecten, boeken en e-mails. Door de voorbereidende meditatie maak je jezelf beschikbaar voor het proces. Je weet immers nog niet wat je deelnemers op hun hart hebben.

Tot slot: Wanneer je in je dagelijks leven kracht en inspiratie put uit spiritualiteit, zal het wellicht vanzelfsprekend voor je zijn om dat ook in deze voorbereidingen een plaats te geven.

Wees in het moment

Richt je verlangen op een mooie dialoog, waarin deelnemers op een moedige, heldere en open manier hun situatie onder ogen zien en daadwerkelijk durven uit te spreken wat hen op dat moment bezig houdt. Maar maak jezelf zoveel mogelijk vrij van verwachtingen Het kan zijn dat je een verwachting hebt over bijvoorbeeld de wijze waarop ze je zullen waarderen. Dit beïnvloedt je vrijheid om scherpe observaties te delen. Met name als je teams hebt die al gewend zijn om een Authentieke Dialoog te voeren – en jij denkt het team te kennen – juist dan is het belangrijk om een uitnodigende houding te blijven houden en hen te laten vertellen wat er op dat moment voor hen speelt. Denk aan het principe ‘Luister met de houding van een leerling in plaats van met de houding van een kenner’.

Verbind je met het collectief geheugen

Ieder team bouwt een zogenaamd collectief geheugen op. Een groep verzamelt kennis en onthoudt deze, bewust of onbewust. Alle ervaringen van het team worden opgeslagen in dit ‘collectieve geheugen’. Als een team al een team is, of als een team al vaker een Authentieke Dialoog heeft gevoerd, kun je je van te voren verbinden met dit collectieve geheugen. Wie weet brengt het je meer gemak om de juiste woorden te vinden voor de thema’s die straks tijdens de Authentieke Dialoog naar boven komen. Het helpt je om straks tijdens de Authentieke Dialoog op het juiste moment de bal te pakken en uit te spreken wat er op dat moment gebeurt. Zo geef je het voorbeeld voor de groepsleden om in het hier en nu te zijn.

Hold the space

Hold the space’ is een trainersterm om aan te duiden dat jij als facilitator in de ruimte een energie neerzet die geborgen, warm en onbevooroordeeld is. Dit doe je door in de voorbereidende meditatie contact te maken met dat gevoel in jezelf. Vanuit dit gevoel kun je ook de deelnemers straks welkom heten.

Geef je observaties

Als facilitator ben je je eigen instrument. Jouw interventies krijgen betekenis door de betekenis die je zélf geeft aan wat er gebeurt én door de betekenis die de teamleden geven aan jouw woorden. De manier waarop jij je observaties, je vragen stelt en de spelregels bewaakt, zijn allemaal betekenis-gevend. Zo bouw je mee aan de collectieve betekenisgeving van de groep, zoals besproken in het vorige hoofdstuk.

Houd er rekening mee, dat er een andere betekenis gehecht wordt aan wat jij zegt, als je facilitator bent. Je kunt gezien worden als de buitenstaander die een frisse blik geeft. Daardoor wordt er naar jou anders geluisterd dan naar een teamlid die hetzelfde zou zeggen. Het kan zijn dat ze je zien als iemand om van te leren. Je weet niet met welk filter een teamlid naar jou kijkt, waardoor jouw interventies andere betekenissen krijgen. Let erop dat je in je houding zonder oordeel spreekt en luistert. Anders zullen teamleden niet reageren op je letterlijke woorden, maar op de emotionele lading die jij eraan geeft.

Tips voor observaties en vragen voor de facilitator

In iedere dialoog kun je je laten leiden door de vraag: ‘Wat valt op?’ Dit is een open vraag die je waarneming leidt naar wat jij opmerkelijk vindt. Een aantal voorbeelden:

  • Sommige groepen hebben de neiging om bepaalde woorden te gebruiken die tijdens de Dialoog telkens terugkomen. Als je dat opvalt, benoem dan exact die woorden. Eventueel vertel je hoe vaak je het gehoord hebt in het afgelopen uur. Dit is een goede spiegel voor de groep. Laat de groep ontdekken naar welk groepsthema deze woorden verwijzen. Of wat de woorden symboliseren. Of welk gedragspatroon hieronder zit.

  • Soms komt een thema dat in de groep leeft terug op verschillende manieren, zonder dat het thema zelf benoemd wordt. De groep is dan dit thema aan het exploreren, en het bewustzijn is aan het groeien welk thema ze eigenlijk aan het onderzoeken zijn. Bijvoorbeeld: stel dat verschillende groepsleden verschillende aspecten belichten van het thema vertrouwen, zonder dat ze het woord ‘vertrouwen’ noemen. Je kunt dan het woord vertrouwen aan de groep voorleggen als samenvatting. Laat de groep nadenken of dit een thema is, of dat het om een ander thema gaat. Laat hen hun eigen woorden hiervoor zoeken.
  • Een andere observatie is niet zozeer wat er in de groep gebeurt, als wel wat in jouzelf gebeurt. Dit is ook een belangrijke indicator. Je bent immers zelf je instrument. Beschouw jezelf als een thermometer: ook jij bent een graadmeter voor de groep. Daarom is het belangrijk uit te spreken wat je zelf voelt. Wees specifiek: ‘Blijdschap in je hart’. Of ‘spanning in je buik’. Of ‘een intieme sfeer’.
  • Geef je observaties over de wijze waarop gecommuniceerd wordt, dat wil zeggen observaties over de metacommunicatie. Dan gaat het niet zozeer om wat groepsleden inhoudelijk zeggen, als wel hoe er met elkaar de Dialoog wordt opgebouwd. Is er iemand die veelvuldig de bal pakt? Zijn er teamleden die afhaken of onrustig worden? Zijn er aannames die niet worden uitgesproken, waardoor er emotionele reacties ontstaan? Wat wordt er niet gezegd, wat wel belangrijk is?
  • Tot slot kun je wellicht teruggeven welke patronen je opvallen patronen in wie er op wie reageert. De lijntjes tussen teamleden worden zichtbaar. Soms is het elke keer dezelfde die begint. Soms reageert elke keer hetzelfde teamlid op een specifiek ander teamlid. Wat zegt dat over de verhoudingen in de groep?

Welke vragen stel je?

Door je rol als facilitator worden je woorden gekleurd. Als facilitator kun je opmerkingen maken volgens het principe: Collectieve thema’s en patronen onderscheiden die in een dialoog naar boven komen.

Een ander principe is: Vragen stellen die groepsleden helpen om verbinding te maken en nieuwe perspectieven te onderzoeken. In plaats van de thema’s te benoemen die je observeert, kun je ook een thema in de vorm van een vraag aan de orde stellen.

Houd er rekening mee dat je soms een vraag stelt, waar geen antwoord op gegeven wordt door de teamleden. Dan laat je de vraag gewoon zijn werking hebben. Iedere vraag die je stelt, wordt opgeslagen in het collectieve geheugen van de groep. Het kan zijn dat er (veel) later wel door een teamlid antwoord komt op deze vraag, nadat dit teamlid een tijdje geluisterd heeft naar zijn innerlijke dialoog. Het kan zijn dat het antwoord zelfs enkele dialogen later pas komt! Als dat gebeurt, dan weet je dat de vraag zijn werking heeft gehad.

Floreren met werkgeluk en zelfsturend vermogen

transformatie-coach
Boeken Leidinggeven aan zelforginsatie

Nieuw verschenen: praktisch toepasbaar – vernieuwend én met praktijkcases

Deel dit bericht

transformatie-coach

Populair

transformatie-coach

Categorieën

transformatie-coach