Liberating Structures

Liberating Structures zijn een verzameling van eenvoudige, maar krachtige werkvormen. Als Agile Coach gebruik ik de liberating structures met veel plezier om op een simpele en doeltreffende manier snel een concreet resultaat te bereiken met het team. In deze blog deel ik werkvormen die ik vaak toepas, zowel in teamcoaching als in visietrajecten. Ik heb de instructies aangepast op basis van mijn praktijkervaring.

Waarom Liberating Structures?

Traditionele overleggen, zoals presentaties, gesloten discussies of hiërarchische besluitvorming hebben vaak de volgende nadelen:

• Mensen dwalen af met hun gedachten.
• Een kleine groep praat veel, terwijl anderen zich terugtrekken.
• Deelnemers vragen zich af of ze hun tijd wel goed besteden
• Sommigen voelen zich buitengesloten of niet gehoord.
• Goede ideeën blijven onopgemerkt.
• De echte, belangrijke kwesties worden niet besproken.

Traditionele structuren belemmeren vaak de collectieve intelligentie van groepen. Met Liberating Structures worden bovengenoemde barrières doorbroken. Liberating structures zijn daarmee ‘bevrijdende structuren’. De filosofie achter Liberating Structures is gebaseerd op de overtuiging dat iedereen in een groep waardevolle input kan leveren. Ze zorgen ervoor dat nieuwe ideeën worden omarmd en dat besluitvorming gebaseerd wordt op een inclusieve en participatieve ervaring.

10 kenmerken van liberating structures

De 10 belangrijkste kenmerken van Liberating Structures op een rij:

1. Efficiëntie en effectiviteit: Ze helpen teams of meerdere teams om beter samen te werken, sneller beslissingen te nemen en gezamenlijke doelen te bereiken.
2. Vergroting van betrokkenheid en participatie: Liberating Structures zorgen ervoor dat alle teamleden actief deelnemen, wat leidt tot een hogere mate van betrokkenheid en innovatie. Iedereen krijgt de kans om bij te dragen, ongeacht hun rol of hiërarchische positie.
3. Benutten van het volledige potentieel: Door de focus te leggen op participatie van de hele groep, benutten Liberating Structures het potentieel van alle betrokkenen, wat leidt tot meer diverse en waardevolle ideeën en inzichten.
4. Geschikt voor kleine en grote groepen: Deze werkvormen kunnen zowel in kleine teams als in grote groepen worden toegepast, zelfs bij Large Scale Interventions (LSI) met groepen van bijvoorbeeld 100 of meer mensen.
5. Wijsheid van de groep zichtbaar maken: Door samenwerking te bevorderen en een open dialoog te creëren, wordt de collectieve kennis en wijsheid van de groep ontsloten en benut.
6. Creatieve bijdragen stimuleren: Liberating Structures moedigen alle deelnemers aan om creatief bij te dragen, waarbij de nadruk ligt op het stimuleren van nieuwe ideeën en innovatieve oplossingen.
7. Snel informatie verzamelen en besluiten nemen: Ze helpen teams om in korte tijd veel informatie te verzamelen, samen te analyseren, oordelen te vormen en beslissingen te nemen.
8. Inclusieve en veilige omgeving: De werkvormen creëren een inclusieve en veilige omgeving waarin zowel introverte als extraverte deelnemers ruimte krijgen om hun stem te laten horen, waardoor iedereen zich gehoord voelt.
9. Energie en dynamiek: Door de snelle, interactieve aard van de werkvormen wordt veel energie opgewekt. De structuur vraagt maximale bijdragen in een relatief korte tijd, wat leidt tot meer productiviteit.
10. Minder hiërarchische onderdrukking: Liberating Structures zijn zo ontworpen dat machtsdynamiek en hiërarchische obstakels beperkt worden, waardoor creativiteit niet wordt onderdrukt door hiërarchische lagen of formele machtsverhoudingen.

5 toepassingen van Liberating Structures

De volgende toepassingen gebruik ik het vaak en zijn gemakkelijk op te nemen in je teamoverleg:

1. Dot Voting
2. 1-2-4-all
3. Conversation Café
4. De 15% verandering
5. Het expert interview

1) Dot Voting

Dot Voting is een eenvoudige, visuele manier om een groep te helpen snel keuzes te maken over eemvoudige vraagstukken. Deze werkvorm is zeer effectief omdat het snel inzicht geeft in de voorkeuren van de groep, zonder lange discussies. Het helpt vooral wanneer er meerdere goede ideeën zijn, maar een beslissing moet worden genomen over welke als eerste moet worden uitgevoerd,

De opties worden op een bord geschreven of getoond, en elke deelnemer krijgt drie ‘dots’ of te wel  “stippen” om te zetten – te tekenen met stift of het kan ook met sticking dots (dat zijn kleine ronde stickertjes) – om te verdelen over de opties die ze het belangrijkst vinden. Je kunt de stippen als volgt verdelen:

• De 3 stippen verdelen over 3 opties waarbij je 1 stip achter iedere per optie zet
• De 3 stippen verdelen over 2 opties waarbij je 2 stippen achter een optie zet en 1 stip achter de andere optie
• De 3 stippen aan 1 optie geven omdat je deze optie zo belangrijk vindt dat je al je stippen achter deze optie zet

De keuze van de groep blijkt uit de optie(s) met de meeste stippen.

Instructies:

1. Een externe facilitator begeleidt het conversation café of kies een facilitator uit je team. De facilitator legt de spelregels uit, begeleidt het proces.  en bewaakt dat iedereen zich houdt aan de tijd en de spelregels
2. Formuleer een vraag of thema waar je het als team over wilt hebben
3. Laat alle teamleden eerst brainstormen over de verschillende opties. De facilitator schrijft de opties op een flip-over. Of, als de opties van te voren al helder zijn, schrijft de facilitator de opties van te voren al op.
4. Laat de deelnemers van hun stippen zetten. Dit kan op verschillende manieren
   1. De teamleden lopen 1 voor 1 naar de flip-over om hun stippen te verdelen. Dit doe je totdat alle teamleden hun stippen hebben gezet.
   1. Als een groot deel van de teamleden hun stippen hebben gezet, wordt op een gegeven moment al duidelijk welke opties de meest stippen hebben. Dit kan de laatste teamleden beïnvloeden om onder ‘groepsdruk’ hun stippen dan maar toe te voegen aan de opties met de meeste stippen of hen het idee geven dat hun stippen doorslaggevend worden. Dat kan je voorkomen doordat ieder teamlid van te voren de opties met de bijbehorende stippen op een briefje schrijft en aan de facilitator geeft. Zo voorkom je het effect van ‘voorkennis’ op de uitslag.
5.  De facilitator begeleidt het team om een beslissing te nemen over de opties met de meeste stippen.

2) De 1-2-4-All

1-2-4-All is een gestructureerde werkvorm die teamleden helpt om systematisch ideeën te genereren en te delen.

Instructies:

1. Een externe facilitator begeleidt het conversation café of kies een facilitator uit je team. De facilitator legt de spelregels uit, begeleidt het proces en bewaakt dat iedereen zich houdt aan de tijd en de spelregels
2. Formuleer een vraag waar je het als team over wilt hebben
3. Eerst denken alle teamleden in stilte 1 minuut zelf na over het antwoord op de vraag
4. Vervolgens deelt ieder teamlid zijn/haar idee met een ander teamlid: dus in duo’s gedurende 2 minuten.
5. Daarna breiden delen zoeken de duo’s een ander duo op en delen ze hun idee in een groepje van vier personen gedurende 4 minuten. De groep kiest het idee dat hen het meest aanspreekt of maakt een mix van de antwoorden om te delen in de volgende rond.
6. In de slot ronde wordt het gekozen idee of de mix van inzichten gedeeld door een woordvoerder van de subgroep met de gehele groep (All).

Deze werkvorm zorgt ervoor dat iedereen in het team de kans krijgt om zijn of haar ideeën te delen, en voorkomt dat de discussie meteen wordt gedomineerd door een paar mensen.

Ideaal is als een groep een veelvoud is van 4 mensen (dus 8, 12 of 16 deelnemers); anders kan je op basis van dit format ook overgaan op 1-3-all (1 minuut zelf – 3 minuten met 3 teamleden – delen met de hele groep)..

Extra aanvulling om het team bewust gebruik te laten maken van verschillende invalshoeken: bij de overgang van 1 naar 2: laat degenen die waarnemen vanuit een expliciet ‘introvert perspectief’ iemand opzoeken met een ‘extravert perspectief’. Ga dan van 2 naar 3: het duo zoekt iemand erbij die zich ergens in de middenmoot (niet herkenbaar als introvert of extravert) ervaart.  

3) Het Conversation Café

Deze werkvorm is bedoeld is om een meningen, gedachten en gevoelens zichtbaar te maken. Deelnemers zitten op een rij (in de eerste rondes) of in een kring (bij de Authentieke Dialoog). Iedereen krijgt de kans om te spreken zonder onderbreking. De gespreksleider stelt een vraag en deelnemers reageren in verschillende rondes, zonder discussie. De nadruk ligt op delen, luisteren en reflecteren.

Deze werkvorm is bijzonder waardevol in de oordeelsvormingsfase omdat het ruimte biedt voor diepgaande gesprekken waarbij iedereen zich gehoord voelt. Het creëert een veilige omgeving waarin ook minder populaire meningen of ideeën kunnen worden gedeeld en gewogen.

Instructies:

1. Een externe facilitator begeleidt het conversation café of kies een facilitator uit je team. De facilitator legt de spelregels uit, begeleidt het proces en bewaakt dat iedereen zich houdt aan de tijd en de spelregels
2. Formuleer een vraag of thema waar je het als team over wilt hebben
3. In de eerste ronde deelt ieder teamlid wat hij/zij denkt, voelt of associeert op basis van de vraag of het thema. Dit is 1 minuut per persoon
4. In de tweede ronde zijn er verschillende varianten mogelijk:
   1. iedere deelnemer wat er bij hem/haar opkomt na geluisterd te hebben naar iedereen in de eerste rond
   1. als er nieuw informatie boven komt bij iemand, heeft dit teamlid de kans om 1 minuut nog in de tweede ronde dit aan te vullen  

Extra aanvulling: Om het team bewust gebruik te laten maken van verschillende invalshoeken. Laat bijvoorbeeld alle deelnemers in een bepaalde volgorde zitten, zoals: de volgorde van de S-Curve. De S-Curve in Leidinggeven aan zelforganisatie. Een paradox?

Conversation café kan je nog aanvullen met een Authentieke Dialoog: ieder deelt gedachten en gevoelens aan de hand van een praatstok, bal of ander voorwerp dat in het midden ligt. En in de check-out ronde vertelt ieder teamlid welke inzichten, gedachten en gevoelens hij/zij ervan meeneemt.

Basisafspraken bij de Authentieke Dialoog kan je nalezen in het boek Teamcoaching en Intervisie met de Authentieke Dialoog.

4) De 15% Verandering

De werkvorm 15% verandering helpt deelnemers om na te denken over concrete, haalbare stappen die ze direct kunnen ondernemen. In plaats van te focussen op grote, abstracte plannen, vraagt deze werkvorm om na te denken over wat je nu al kunt veranderen met de middelen die je tot je beschikking hebt. Dit is een effectieve manier om teams te helpen snel actiegerichte ideeën naar voren te brengen, zonder te verzanden in te grote of onrealistische plannen.

Deze werkvorm is ook bekend onder de naam 15% oplossingen. De werkvorm zorgt ervoor dat teamleden zich concentreren op wat ze zelf bepalen, in plaats van wat ze niet kunnen veranderen. Ook ontstaat het vlindereffect: door kleine persoonlijke veranderingen kunnen in een organisatie grotere effecten hebben. Tot slot helpt het om een breder perspectief te zien wat er allemaal mogelijk is.

De toepassing van deze werkvorm doe ik niet ‘volgens het boekje’ doordat ik enkele ‘voor-rondes’ toevoeg. Door dit toe te passen krijg je iets meer grip en meer brede inzichten:

Instructies:

1. Een externe facilitator begeleidt het conversation café of kies een facilitator uit je team. De facilitator legt de spelregels uit, begeleidt het proces en bewaakt dat iedereen zich houdt aan de tijd en de spelregels
2. Formuleer een vraagstuk waar je het als team over wilt hebben
3. Laat het team eerst alle belemmerende factoren bedenken. De facilitator schrijft het op een flip-over of whiteboard zodat iedereen kan mee kijken en er een lijst verschijnt die de belemmerende factoren overzichtelijk weergeeft.
4. Doe hetzelfde met alle helpende factoren.
5. Geef iedereen eerst zelf bedenktijd om de een lijst op te schrijven waar hij/zij kleine acties ziet om 15% beweging te brengen in het vraagstuk.
6. De facilitator schrijft op de flip-over het overzicht van de 15% oplossingen
7. De facilitator helpt het team om een keuze te maken uit de acties. Eventueel kan je hiervoor ook andere werkvormen gebruiken zoals dot-voting.  

5) Het expert interview

In plaats van dat iemand met een bepaalde expertise – iedere organisaties heeft daar een benaming voor, zoals de benaming ’thema-houder’ – enkelvoudig zendt, zijn de teamleden aan zet om erachter te komen welke informatie voor hen interessant en van belang is.

Een andere reden om dit expert interview te gebruiken is om de mens achter de leider meer te belichten. De facilitator onderzoekt ‘de vraag achter de vraag’ en helpt de expert/leider dieper te gaan dan de gebruikelijke ‘inhoudelijke antwoorden’.

Deze werkvorm wordt ook wel Celebrity Interview genoemd. Celebrity interview is geschikt voor grote groepen met een spreker die een wat grotere afstand tot het publiek heeft. Onderstaand format is echter aangepast voor teams met ca. 10 teamleden.

Instructies:

1. Een externe facilitator begeleidt het expert interview. In dit geval is een facilitator uit het eigen team alleen handig als deze facilitator dit ook straks kan faciliteren om te voorkomen dat het een soort kring gesprek wordt. De facilitator legt de spelregels uit, begeleidt het proces en bewaakt dat iedereen zich houdt aan de tijd en de spelregels
2. De expert of de leider vertelt de kern van zijn boodschap.
3. Via 1-2-4-all gaan de anderen in subgroepen vragen bedenken. De vragen worden op een briefje geschreven en aan de facilitator gegeven.
4. De facilitator stelt de vragen. Daarnaast benoemt de facilitator welk patroon er ontstaat in de vragen, of de samenhang met de antwoorden.
5. Aan het einde vat de facilitator alles samen en bedankt iedereen voor de inzet.

Het maken van een reeks

Bij een teamsessie is het soms handig om een reeks van werkvormen uit de liberating structures in een bepaalde volgorde te doen. Om de werkvormen van Liberating Structures doelgericht in te zetten, is de BOB-methode een nuttige manier om het proces te structureren:

1. Beeldvorming: Deze fase draait om het verzamelen van informatie en perspectieven. Hier wordt de uitdaging of het probleem vanuit verschillende invalshoeken bekeken, om alle informatie op tafel te krijgen.
2. Oordeelsvorming: In deze fase worden de verzamelde meningen gegeven. Wat vinden we ervan? Dit oordeel wordt gegeven op basis van criteria die in deze fase ontdekt worden, of van te voren gesteld worden. Doordat deze meningen worden besproken, wordt het helder op basis waarvan het team in de volgende fase tot een gezamenlijk besluit komt.
3. Besluitvorming: Het team neemt een besluit op basis van de gedeelde inzichten uit de vorige fases. Als er opnieuw discussie ontstaat, gaat het team weer terug naar de fase van oordeelsvorming (of zelfs beeldvorming als er nieuwe informatie op tafel komt).

Voor een teamsessie van een team van 9 mensen zou ik bijvoorbeeld op basis van een bepaald vraagstuk deze reeks kunnen maken in een ochtend:

1. 1-2-3-all: op basis van de profielen van de teamleden maken we groepjes om een optimale mix te boven water te krijgen van de ideeën die leven rondom een bepaald thema
2. Conversation Café: zet alle deelnemers op volgorde van de S-Curve op een rij, zodat eerst alle nieuwe ideeën kunnen worden geventileerd (exploratieve en out-of-the-box ideeën) en andere teamleden kunnen aanvullen (ideeën optimaliseren zodat het in de praktijk ook echt werkt)
3. De 15% verandering: waar zit de beweegruimte en wat kunnen eerste acties zijn?

Voor complexere besluiten zou ik het team begeleiden volgens de besluitvorming-stappen uit de Deep Democracy. Deze zijn te vinden in een andere blog.

Ontstaan van Liberating Structures

Liberating Structures werden ontwikkeld door Henri Lipmanowicz en Keith McCandless. Hun doel was om methoden te creëren die iedereen binnen een organisatie actief bij besluitvormingsprocessen konden betrekken, in plaats van alleen leiders of experts. Ze wilden een aanpak ontwikkelen die een tegenwicht bood aan traditionele vergaderstructuren, zoals top-down besluitvorming of open discussies die vaak door een kleine groep mensen worden gedomineerd.

De bedenkers werden geïnspireerd door inzichten uit complexe systemen en veranderkunde, evenals door technieken zoals The Art of Hosting, Open Space Technology, en Appreciative Inquiry. Deze methoden benadrukken de kracht van participatie en dialoog, maar misten volgens hen soms de structuur en eenvoud die nodig zijn om op grotere schaal binnen organisaties te worden toegepast.

Beide heren bundelden hun ervaringen en inzichten om te komen tot een set van 33 werkvormen die breed toepasbaar zijn. Ze publiceerden hun methodiek in het boek “The Surprising Power of Liberating Structures”, (2014) in samenwerken met andere facilitators, waarin de fundamenten van deze werkvormen zijn uitgewerkt.

Waar en hoe worden Liberating Structures toegepast?

Liberating Structures zijn wereldwijd in een groot aantal sectoren toegepast, van zorgorganisaties en onderwijsinstellingen tot overheden en het bedrijfsleven. Door hun eenvoudige en flexibele opzet kunnen ze worden ingezet in verschillende contexten, zoals:

• Teambuilding: Om beter naar ideeën te luisteren en gezamenlijk besluiten te nemen.
• Workshops: Om snel ideeën te genereren en deze effectief te evalueren.
• Strategische sessies: Voor het oplossen van complexe vraagstukken, waarbij input van een breed scala aan mensen wordt gewaardeerd.
• Innovatieprocessen: Waarin creatief denken en het betrekken van alle medewerkers cruciaal is voor het succes.

Liberating Structures zijn vrijgegeven onder de Creative Commons License, dat wil zeggen: vrij om te gebruiken, te mixen en te veranderen.

Wil je ook aan de slag met Liberating Structures? Boek een gratis adviesgesprek!